POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES INDUSTRIAS METALMECANICAS BRA – INDUMMELBRA SAS

 

1. RESPONSABLE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INDUSTRIAS METALMECANICAS BRA – INDUMMELBRA SAS, en adelante “INDUMMELBRA SAS.” sociedad legalmente constituida y actualmente existente al amparo de las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D.C., con Nit   860.051.404-0; se encuentra ubicada en la dirección Calle 10 a # 45 – 02, Bogotá D.C., Colombia, teléfono 57 1 3350591 y dirección del sitio web: https://old.imbrarepuestos.com/; dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes y en su calidad de Responsable del Tratamiento, pone en  conocimiento  de  los  titulares, la siguiente política de protección de datos personales (en adelante referenciada como la “política”), la cual contiene los procedimientos y mecanismos para garantizar la privacidad y salvaguardar la integridad de los datos personales que en el desarrollo de su objeto social recolecte, almacene, use y circule de los Titulares.

La presente política ayudará a los titulares de datos tales como EMPLEADOS, EMPLEADOS RETIRADOS, PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS, CLIENTES, DISTRIBUIDORES Y PROSPECTOS, VISITANTES y en general a todo titular de datos que se encuentren las bases de datos y archivos de INDUMMELBRA SAS, a entender qué tipo de datos se utilizan en la empresa, y las condiciones en que se tratará todo dato personal que se proporcione de forma personal, directa e indirecta.

INDUMMELBRA SAS., cumplirá  en todo momento con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, garantizará el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos, generará controles técnicos, legales, procedimentales y organizacionales tendientes a establecer condiciones de seguridad, de acuerdo al estado actual de la técnica, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos

 

2. OBJETO Y ALCANCE

La presente política tiene como objeto definir los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales por parte de INDUMMELBRA; indicar a los Titulares de los Datos Personales, los procedimientos y mecanismos establecidos por INDUMMELBRA SAS., para hacer uso de su derecho constitucional de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recopilado sobre los mismos en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías consagrados en el Artículo 15 de la Carta Política, así como, el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma norma.

La presente política aplica a todas las bases de datos físicas o digitales que contengan datos personales objeto de Tratamiento por parte de INDUMMELBRA SAS, en su calidad de Responsable.

 

3. DEFINICIONES

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales y para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las definiciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, entre otras, tal como se mencionan a continuación:

 

Autorización	Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad	Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos	Es el conjunto organizado de datos que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su almacenamiento, organización y acceso.
Dato Financiero	Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
Dato Personal	Es cualquier información, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público	Cualquier dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva
Dato Sensible	Es el dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento	Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Autorizado	Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
Habilitación:	Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
Responsable del Tratamiento	Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular del Dato Personal	Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia	Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país
Transmisión	Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

 

4. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Los principios fundamentales para el tratamiento de datos personales aplicados por INDUMMELBRA SAS., son los de Libertad, Integridad, Transparencia, Confidencialidad, Veracidad y Disponibilidad. Éstos serán aplicados en cualquier operación que se realice sobre los datos personales que reposan en nuestras bases de datos y archivos, tales como recolección, manejo, uso, almacenamiento, intercambio y supresión.

 

5. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

INDUMMELBRA SAS. como responsable del tratamiento de datos personales realizará la recolección, recepción, transmisión, transferencia, almacenamiento físico o digital, uso, circulación y/o supresión de datos. Estas operaciones podrán ser realizadas de forma manual o automatizada a través de formularios, correo electrónico, vía telefónica, mensajes de texto, plataformas digitales propias o de terceros aliados, aplicaciones propias o de terceros, redes sociales, aplicaciones de mensajería instantánea, página web, sistemas de videovigilancia, fotografías y videos, entre otros.

El tratamiento de los datos personales recolectados por parte de INDUMMELBRA S.A.S, a través de los diferentes canales o de terceros, se hará exclusivamente para las finalidades dispuestas por la presente Política, autorizadas por los titulares y dispuestas por la Ley, para cumplir con las actividades propias de la compañía y su objeto social.

INDUMMELBRA SAS realiza el tratamiento de datos personales de diferentes titulares de información, como son sus empleados, practicantes y candidatos, proveedores y contratistas, clientes y distribuidores y aquellos que visiten las instalaciones de la compañía.

 5.1 Finalidades

Como finalidades específicas para los diferentes titulares de información de carácter personal que se encuentran dentro de las bases de datos y archivos de INDUMMELBRA SAS., se encuentran las siguientes:

5.1.1 Finalidades para practicantes y candidatos a vacantes

INDUMELBRA SAS., será encargado del manejo de datos personales proporcionados participantes y candidatos a vacantes de algún cargo y de igual forma del uso y la protección de éstos.  Los datos personales que captamos se utilizarán para:

1. Contactar al candidato para iniciar el proceso de selección para el cargo vacante.
2. Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona a INDUMELBRA SAS.
3. Los datos personales de candidatos a una vacante serán almacenados en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificará con el nombre de Selección, la cual se conservará por un máximo de SEIS (6) meses. Igualmente, las pruebas psicológicas, estudios de seguridad y demás insumos del proceso, podrán guardarse en las respectivas plataformas digitales por un máximo de UN (1) año. Una vez cumplido éste término, la información será eliminada o suprimida. El archivo o carpeta o la plataforma podrán ser accedidos por INDUMMELBRA SAS., o por el encargado del proceso de selección y gestión precontractual, así como por la Gerencia de Gestión Humana.

5.1.2 Finalidades para empleados 

En este caso, INDUMMELBRA SAS., recolectará, almacenará, usará sus datos personales con el propósito de gestionar la relación laboral en función del cumplimiento de los deberes y derechos que les asisten a ambas partes, con los siguientes fines:

1. Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma u ordenadas por autoridad judicial.
2. Gestionar los datos personales del titular y los de su familia para realizar trámites de afiliación y pagos, a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, Sistemas de pensiones, Sistemas de Cesantías, Compañías de seguros, así como a terceros, y gestionar actividades de bienestar, responsabilidad social empresarial, capacitación y auxilios, para que INDUMMELBRA SAS., cumpla su deber como empleador.
3. Responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a INDUMMELBRA SAS., como causa del vínculo contractual laboral.
4. Gestionar las solicitudes de orden legal que puedan presentarse.
5. Realizar comunicados sobre actividades de bienestar, capacitación, reconocimientos, o afines tomando como insumo los registros fotográficos, de video o afines y eventualmente publicarlos en la página web o redes sociales de la compañía.
6. Gestionar la compra de tiquetes o pasajes cuando así se requiera tanto directamente como a través de agencias de viajes o terceros en calidad de intermediarios.
7. Gestionar los exámenes de ingreso, periódicos y/o de retiro según se requiera.
8. Prevenir riesgos que afecten la seguridad y protección de las personas y activos que se encuentran en las instalaciones de la compañía.
9. Realizar los reportes ante entidades/autoridades distritales, municipales, regionales o afines como DIAN, UGPP o cualquier otra de naturaleza similar.
10. Gestionar el proceso de archivo de carpetas laborales y demás documentos según se requiera.
11. Gestionar trámites de enfermedades laborales, accidentes de trabajo o incapacidades con ARL o EPS según corresponda y llevar controles sobre indicadores de ausentismo y demás requeridos.
12. Adelantar y gestionar los procesos internos dentro del marco de las relaciones laborales, como evaluaciones de desempeño, procesos disciplinarios, investigaciones, entre otros.
13. Implementar tecnologías de geolocalización cuando sea y acuerdo a la función y cargo del trabajador, para la ubicación de los empleados cuando realicen sus actividades por fuera de las instalaciones de la compañía.
14. Gestionar metodologías de control biométrico y afines como el registro de la huella para el control del horario de ingreso y de salida de la compañía (timbre de inicio de turno).
15. Una vez el empleado pasare a ser exempleado, su carpeta de hoja de vida laboral se conservará completa para soportes históricos y para Gestionar todos los trámites correspondientes como historias laborales para pensión, certificaciones laborales, entre otros, de acuerdo a los requerimientos legales vigentes.
16. Poner en marcha planes efectivos de evacuación y de atención de emergencias ante cualquier contingencia que se pueda presentar.
17. Gestionar grabaciones de cámaras de seguridad tanto con registros fílmicos como fotográficos para efectuar el control de la seguridad de INDUMMELBRA SAS., e investigación de accidentes de trabajo.
18. Trámites adicionales en donde se traten datos de empleados o exempleados para llevar a cabo de manera eficiente las labores de la compañía y/o de la administración del talento humano.

5.1.3 Finalidades proveedores y contratistas

Los datos personales que captamos de los proveedores, sus trabajadores o dependientes, son recolectados con las siguientes finalidades:

1. Informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y personal contratista de INDUMMELBRA SAS.
2. Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que permita a INDUMMELBRA SAS., identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.
3. Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuestas, y/o adjudicación de contratos. Dentro de las actividades de selección y evaluación se incluye la verificación de antecedentes, listas vinculantes, listas restrictivas tanto de la razón social como de los socios, accionistas, representantes legales y demás personal que se encuentre relacionado en el documento de constitución legal del proveedor o contratista.
4. Gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a INDUMMELBRA SAS.
5. Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca.
6. Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, información requerida dentro del vínculo comercial, información general, notificaciones de carácter general, comercial y/o de mercadeo relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por INDUMMELBRA SAS.
7. Adicionalmente para cualquier requerimiento o investigación requerido por las autoridades que lo soliciten.
8. INDUMMELBRA SAS., podrá compartir con terceros, algunos de sus datos personales de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, o dirección de domicilio para el desarrollo de alguna finalidad ya mencionada.

5.1.4 Finalidades clientes y distribuidores

1. Consultar, en cualquier tiempo, en las Centrales de Riesgo y demás entidades que manejan bases de datos con los mismos fines, sobre la relación comercial y/o financiera, así como cualquier otra información susceptible de ser almacenada en dichas Centrales.
2. Hacer reportes o entregar a las Centrales de Información.
3. Verificar el cumplimiento de las políticas de la entidad.
4. Validar la información para la selección, contratación, evaluación y seguimiento de clientes;
5. Verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones del cliente;
6. Satisfacer los intereses legítimos derivados de la relación que se establezca o se proyecta establecer;
7. Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos que asumidos por el cliente en virtud de la relación o vínculo existente;
8. Verificar y confirmar que el cliente, sus socios accionistas, representantes legales y demás personas relacionadas en el documento de constitución legal no se encuentren reportados en listas vinculantes, listas restrictivas o tengan algún antecedente que genere riesgo a la compañía;
9. Remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que la empresa presta en desarrollo de su objeto social a través de los canales que la misma establezca y cualquier otro que en virtud de los avances en tecnología o comunicaciones exista;
10. Adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas;
11. Registrar, custodiar y eventualmente publicar sus datos personales como ganador de premios en actividades de mercadeo desarrolladas por INDUMMELBRA SAS., ya sea en su portal web o en las redes sociales en las que se ha gestionado el concurso o actividades de mercadeo y fidelización por parte de INDUMMELBRA SAS.
12. Enviar por cualquier medio físico o electrónico, mensaje de texto y WhatsApp, mensaje conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo, promocional y de eventos sobre los productos prestados por INDUMMELBRA SAS.
13. Adicionalmente para cualquier requerimiento o investigación requerido por las autoridades que lo soliciten.
14. Eventualmente INDUMMELBRA SAS., podrá compartir con terceros, algunos de sus datos personales de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, o dirección de domicilio para el desarrollo de alguna finalidad ya mencionada.

 5.1.5 Finalidades visitantes 

INDUMMELBRA SAS., captará los datos de los visitantes que ingresan a la compañía (proveedores, terceros, clientes, etc.), a través de sistemas de videovigilancia y de forma escrita, que sean pertinentes y necesarios para gestionar la seguridad de las instalaciones de la empresa, así como para actuar eficientemente en situaciones de riesgo o peligro; con los siguientes fines:

1. Salvaguardar la seguridad física de todo el personal que se encuentre al interior de las instalaciones de INDUMMELBRA SAS
2. Poner en marcha planes efectivos de evacuación ante cualquier contingencia que se pueda presentar, velando por la seguridad de cada persona que se encuentre al interior de la compañía.
3. Realizar investigaciones ante posibles incidentes de seguridad que se puedan presentar.
4. Servir como material probatorio en caso de presentarse algún acto delictivo en el que los registros pudieran ser útiles para tal fin.
5. Asegurar que los visitantes se encuentren cubiertos por una entidad prestadora de salud o por una administradora de riesgos laborales, según se requiera para hacer frente a cualquier posible riesgo relacionado con la salud y seguridad de los visitantes.
6. Realizar análisis estadísticos sobre el flujo de personal externo que ingresa a la compañía
7. Actuar eficientemente en caso de un accidente o incidente que requiera atención médica.
8. Poder entregar el respectivo carné de visitante que le permitirá ser identificado al interior de la compañía.

  

6. REQUISITOS PARA EL TRATAMIENTO DE CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS

•  Tratamiento de datos sensibles

 En desarrollo de nuestro objeto social, podremos solicitar en cualquier momento datos sensibles, informándole al Titular al momento de la recolección, que los datos solicitados tienen este carácter. Así mismo INDUMMELBRA SAS. le informará al Titular los tipos de datos sensibles que serán tratados.

La autorización para el tratamiento de los datos sensibles es facultativa por parte del Titular y se requerirá la autorización explícita de su Titular o representante legal, en la que se permita su tratamiento declarando las finalidades de este.

En cumplimiento con lo señalado en la ley, INDUMMELBRA SAS podrá realizar el tratamiento de datos sensibles en los siguientes casos:

1. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento.
2. En aquellos casos en que se requiera tratamiento para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En estos eventos deberán adoptarse las medidas adecuadas para la supresión de identidad de los Titulares.
4. El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• Tratamiento de datos de menores de edad

 La información personal de los niños, niñas y adolescentes podrá ser tratada en el desarrollo de actividades relacionadas con los empleados y sus familias o estrategias de comunicación interna. Para el tratamiento de este tipo de datos, se tomará en consideración en todo momento el interés superior y el respeto a los derechos prevalentes de los menores, por lo cual el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando dicho Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

En este caso para el ejercicio de los derechos de los niños, niñas o adolescentes estos se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

• Datos personales provenientes de redes sociales

Los datos provenientes de las redes sociales, tales como FACEBOOK, INSTAGRAM, TWITTER, ETC. son entidades jurídicas independientes por lo tanto estas plataformas digitales no se encuentran bajo responsabilidad de INDUMMELBRA SAS.

En caso de que INDUMMELBRA SAS., requiera utilizar estos datos personales, deberá solicitar a cada titular el consentimiento previo, informado y expreso respecto de la autorización para su tratamiento.

 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, el Titular cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de INDUMMELBRA SAS, ostenta los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento.
3. Ser informado por el Responsable o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
5. Solicitar la supresión de los datos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales mediante la presentación de un reclamo, excepto cuando el Titular   tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y (cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información.

 

8. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Si usted como titular de datos personales desea consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus datos realizada por INDUMMELBRA SAS, podrá hacerlo de acuerdo con el siguiente procedimiento:

• Al correo protecciondedatos@imbrarepuestos.com
• Dirigir su comunicación física al domicilio de LA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ubicado en la Calle 10 a # 45 – 02, Bogotá D.C., Colombia.

 8.1 Presentación de consultas

 Los Titulares, causahabientes o terceros autorizados podrán consultar la información personal que reposa en las bases de datos de INDUMMELBRA SAS, a través de correo electrónico protecciondedatos@imbrarepuestos.com, el cual ha sido designado para tal fin o a través de comunicación escrita dirigida a la dirección física Calle 10 a # 45 – 02, Bogotá D.C., Colombia.

La solicitud deberá ser presentada por:

• El Titular de la información acreditando su plena identificación de forma suficiente.
• Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar su condición como tales.
• Representantes o apoderados del titular, acreditando la representación de la persona y/o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro, presentando los documentos que den cuenta de ello.

Como mínimo la solitud deberá contener:  la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, consulta, actualización o supresión, la dirección y teléfono de contacto, correo electrónico y los documentos que quiera hacer valer.

Presentada la solicitud, INDUSTRIAS METALMECANICAS BRA – INDUMMELBRA SAS. contará un término de diez (10) días hábiles, desde el recibo de la petición, para atender la solicitud o tomar las medidas que el titular exija.

 

Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no  refleja  de manera expresa los hechos que permitan a INDUSTRIAS METALMECANICAS BRA – INDUMMELBRA SAS.,  atender  y  dar  trámite  a  la  petición,  se  le  comunicará  tal situación  al  remitente  dentro  de  los  cinco  (5)  días  siguientes  al  recibo  de  la solicitud para efectos de que allegue la información necesaria. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado expresando los motivos, señalando la fecha máxima en que será atendida su consulta, la cual en ninguna circunstancia podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2   Reclamos

En los casos en que los Titulares, causahabientes o terceros autorizados, que consideren que la información personal contenida en la base de datos de LA COMPAÑÍA deba ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando se advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 podrán presentar una solicitud ante INDUMMELBRA SAS. a través de correo electrónico protecciondedatos@imbrarepuestos.com, el cual ha sido designado para tal fin o a través de comunicación escrita dirigida a la dirección física Calle 10 a # 45 – 02, Bogotá D.C., Colombia.

Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:

• INDUMMELBRA antes de atender el reclamo verificará  la  identidad  del Titular   del   Dato   Personal,   su   representante   y/o   apoderado,  o   la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
• Si el   reclamo   o   la   documentación   adicional   están   incompletos, INDUMMELBRA SAS., requerirá al reclamante  por  una  sola  vez  dentro  de  los cinco  (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si por cualquier hecho INDUMMELBRA SAS no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de INDUMMELBRA SAS donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

9. AUTORIZACIÓN Y REVOCATORIA

INDUMMELBRA SAS., informa que para que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en la presente política se requiere de la autorización, libre, previa, expresa e informada del Titular de datos personales.

La autorización para el tratamiento de los datos personales descritos en la presente política, es obtenida a través de formularios, avisos o declaraciones que informan sobre la captura, finalidades, derechos y canales para el ejercicio de sus derechos.

Dicha autorización se obtendrá por diferentes medios dependiendo de los canales a través de los cuales se recolecte información del Titular. Puede ser a través de formulario escrito o digital, el registro de aceptación o ingreso a las aplicaciones, la grabación de la conversación entre otros.

Cualquier titular de datos personales podrá en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que sea legal y/o contractualmente permitido, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud a través los canales que constan en el tercer punto “ejercicio de los derechos del titular” de la presente política, aportando copia de su documento de identificación (cédula y/o pasaporte) con el fin de acreditar su identidad.

 

10.  USO DE APLICACIONES MÓVILES  (APPS)

INDUMMELBRA SAS podrá desarrollar aplicaciones o plataformas, de uso interno o externo con destino a uno o varios usuarios, en adelante denominada “Aplicaciones”. El desarrollo de las aplicaciones podrá realizarse directamente por La Compañía o a través de terceros desarrolladores.

El diseño, desarrollo, operación, mantenimiento y actualización de Aplicaciones se realizará bajo el principio de privacidad desde el diseño, el cual busca garantizar el correcto tratamiento de los datos, tomando en consideración los estándares, procedimientos y controles necesarios para promover la seguridad, privacidad y adecuado tratamiento de los datos personales involucrados.

Para realizar el registro, acceso y uso de la aplicación se requiere determinar la identidad del Titular y permitir la autenticación como usuario de la aplicación para lo cual INDUMMELBRA SAS utilizará sus datos personales como nombres y apellidos, datos de contacto como dirección, correo electrónico y teléfono, información de ubicación, geolocalización, datos de uso, datos de compras, pago, pedidos, entre otros, los cuales se usarán para mantener la relación comercial, procesar pedidos de productos, realizar entrega, proporcionar servicios específicos relacionados con contabilidad, facturación y pago, mejorar la experiencia del usuario, personalizar el contenido, realizar análisis estadísticos, entre otros.

Los datos personales proporcionados por los usuarios de las aplicaciones, se conservarán en nuestras bases de datos como responsables del tratamiento, mientras que la finalidad para la que fueron captados persista, a menos que existan obligaciones legales que impidan su eliminación y siempre que el Titular no solicite la supresión de sus datos.

 

11. DATOS RELACIONADOS CON LA UBICACIÓN

La Compañía podrá recopilar y hacer uso de datos de ubicación aproximada a través de las Aplicaciones que diseñe, desarrolle e implemente, como la ubicación física del dispositivo a través del cual se ingresa a las aplicaciones, el lugar de residencia o de trabajo (ubicación privada o comercial) la cual permite determinar las zonas geográficas de procedencia de los usuarios. Al visitar, usar o acceder a las Aplicaciones desarrolladas se podrá visualizar la información de ubicación a través de la dirección IP de los dispositivos, la ubicación exacta de los mismos u otra información que sea provista por los usuarios.

A través de las Aplicaciones se podrán recolectar, usar y compartir datos de localización, con el fin de proveer servicios basados en esta información, facilitar la prestación de nuestros servicios, garantizar el proceso de distribución y entrega de productos, mejorar la experiencia del servicio al cliente, personalizar los servicios prestados, enviar información relacionada con los productos y servicios que presta la Compañía, remitir información comercial y para realizar las demás finalidades descritas en esta política.

 

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

12.1 Transferencia

INDUMMELBRA SAS no realiza transferencia de los datos personales a ningún país. Si en el futuro se requiriera realizar la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, ésta se deberá llevar a cabo teniendo en cuenta por lo menos, los siguientes lineamientos:

 12.2 Salida de información

Solo se realizarán salidas de datos personales que estén previamente autorizadas por el titular y a países que cumplan con los niveles de seguridad definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. Las salidas de datos personales de clientes, proveedores, usuarios y empleados deberán hacerse bajos los siguientes lineamientos:

• Deberán adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información por parte de terceros.
• Revisar que la finalidad para la cual se va a transferir la base de datos cumpla con las políticas de protección de datos personales
• Verificar que la base de datos cuente con las autorizaciones de los titulares, para ser compartidas.
• Pedir autorización al jefe del área (Responsable de la información).
• En caso que la transferencia se realice para la ejecución de un proyecto, contrato, acuerdo marco, etc., se debe asegurar que ésta se realice bajo las condiciones pactadas y por medios seguros.
• Se debe visitar al tercero para verificar que cumpla con las medidas de seguridad establecidas.

 12.3 Entrada de información

INDUMMELBRA SAS., no recibe bases de datos personales de terceros.

No se enviará y recibirán datos personales que no cuenten con las autorizaciones correspondientes para realizar una transferencia o transmisión internacional de datos personales o de información que los contenga.

12.4 Transmisión

todos los proveedores a los que se les realiza transmisión de datos personales a nivel nacional deben aplicar las responsabilidades definidas en este documento para encargados de datos personales. Adicionalmente deben ser verificados por el área de Compras de INDUMMELBRA SAS., así mismo deben cumplir con los estándares de proveedor y otro sí al contrato.

 

13. COMPARTIR DATOS PERSONALES CON TERCEROS

 

INDUMMELBRA SAS., podrá compartir con terceros, algunos de los datos personales de los involucrados dentro de su grupo de interés y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos personales en nuestras bases de datos y archivos, entre ellos, datos de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, o dirección de domicilio; INDUMMELBRA SAS.,  informa que suministra esta información cuando se requiere a sus asesores y consultores para el cumplimiento de las gestiones que se encomienden a ellos para lo cual informa que la misma se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la Presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

INDUMMELBRA SAS., ha implementado medidas de seguridad y privacidad de la información en todos sus procesos, trámites, servicios, sistemas de información e infraestructura, relacionada con los activos de información con el fin de preservar la calidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad de datos.

En este sentido, toda la información recopilada por INDUMMELBRA SAS., se encuentra protegida por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso, el cual es coordinado y custodiado por el área de Tecnología Informática. La información recopilada por medio de nuestro portal web, cuenta con acceso restringido de determinado personal custodiado por medio de usuarios y contraseñas de administrador. Así mismo, se dispone de ambientes separados de desarrollo y producción para reducir los riesgos de accesos no autorizados, se hace monitoreo constante sobre la gestión de los datos y el uso de los recursos, se implementan medidas para que el tratamiento de datos esté protegido contra códigos maliciosos, se cuentan con tienen sistemas de respaldo y procedimientos de recuperación, protección de medios de almacenamiento y control de acceso periódicos, se realizan registros acerca de actividades del usuario, excepciones, fallas y eventos de seguridad de la información y se  cuenta  con  plan  de  contingencia  y  continuidad  para  la  recuperación  ante  desastres  documentados y finalmente, la compañía ha implementado un proceso para la atención, detección, control, tratamiento y respuesta de incidentes de seguridad.

Tecnología Informática es el área responsable de la administración de los controles de acceso a todos los sistemas de Información de la compañía, así como a los diferentes servicios ofrecidos como Internet, Intranet, VPN, carpetas compartidas, etc. TI deshabilitará los códigos de usuario de las personas que se encuentren en vacaciones, incapacitados y/o en permisos remunerados o no remunerados, según se encuentre el registro respectivo en el Sistema de información de Nómina, y serán habilitados de la misma forma. Igualmente se eliminarán los códigos de usuario de los empleados que sean retirados de la nómina.

La información de los titulares que reposa en las bases de datos de INDUMMELBRA SAS., para su tratamiento con su correspondiente autorización para el mismo, podrá ser transferida total o parcialmente al exterior dando cumplimiento a los requerimientos legales para la realización de dicha transferencia; esto dependerá de las relaciones que de forma permanente o esporádica que tengan los titulares con INDUMMELBRA SAS. La información continuará manteniéndose con la misma privacidad y seguridad con la que se mantenía en INDUMMELBRA SAS., y solo será tratada para los fines indicados inicialmente.

Las bases de datos sobre las cuales INDUMMELBRA SAS., actúa como responsable, no se venden ni se alquilan a terceros y solo serán utilizadas para los fines indicados en esta política y por el tiempo establecido, manteniéndose de la forma más segura posible garantizando un alto grado de privacidad de la misma.

15. CAMBIOS EN LA POLÍTICA

INDUMMELBRA SAS., comunica que, al generar cambios en esta política de privacidad, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica https://old.imbrarepuestos.com/, esto con el objetivo de garantizar que todos los titulares puedan conocer sobre las condiciones de uso de sus datos personales. Si usted como titular de datos personales no se encuentra de acuerdo con los cambios que se realicen en la política de protección de datos personales, le solicitamos ejercer su derecho de habeas data de acuerdo a los canales establecidos en el segundo punto de la presente política.

 

16.  VIGENCIA

La presente política de privacidad se encuentra vigente

 

EDUARDO BUSTOS ROCHA

REPRESENTANTE LEGAL